Ochrana osobních údajů

Správcem osobních údajů je provozovatel služby BuildDoc, tedy podnikatel, který službu nabízí a vystupuje vůči zákazníkům prostřednictvím webu builddoc.cz, kontaktní komunikace, nabídky, potvrzení objednávky nebo daňového dokladu. V tomto dokumentu je dále označován jako „správce“.

Pro záležitosti týkající se ochrany osobních údajů nás můžete kontaktovat na e-mailu info@builddoc.cz. Před zveřejněním finální produkční verze doporučujeme zkontrolovat, že v kontaktní sekci webu, v potvrzení objednávky i na fakturačních dokladech jsou uvedeny totožné identifikační údaje správce.

Zpracováváme zejména identifikační a kontaktní údaje, které nám sami poskytnete při poptávce nebo objednávce služby, typicky jméno, příjmení, název společnosti, e-mail, telefon, fakturační údaje a informace o vaší roli v projektu.

Dále můžeme zpracovávat údaje obsažené v komunikaci a v předaných podkladech, například obsah zpráv, příloh, rozpočtů, výkazů výměr, technických zpráv, výkresů, zadávací dokumentace nebo jiných souborů, pokud jsou potřebné pro přípravu nabídky, technickou kontrolu podkladů nebo předání výstupu.

Pokud využíváte klientský portál nebo přihlášení, zpracováváme také technické a provozní údaje související s uživatelským účtem, přihlášením, autorizací, historií přístupů, provozními logy, bezpečnostními záznamy a metadata nezbytná pro správu přístupových práv a ochranu systému.

Osobní údaje zpracováváme především za účelem vyřízení poptávky, přípravy nabídky, komunikace se zájemcem o službu a uzavření nebo plnění smlouvy. Právním základem je jednání o uzavření smlouvy a následně plnění smlouvy podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR.

Další zpracování probíhá za účelem plnění právních povinností, zejména v oblasti účetnictví, daní, evidence smluvní dokumentace nebo obrany právních nároků. Právním základem je splnění právní povinnosti podle čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR.

V nezbytném rozsahu zpracováváme údaje také na základě oprávněného zájmu správce podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR, zejména pro ochranu systému, evidenci komunikace, vymáhání pohledávek, prevenci zneužití služeb, správu přístupů a přiměřené uplatnění nebo obhajobu našich práv.

Pokud bychom chtěli využít vaše údaje pro účely, které vyžadují souhlas, například některé druhy marketingové komunikace, budeme vás o takovém zpracování informovat samostatně a vyžádáme si odpovídající souhlas.

Údaje z běžných poptávek, které nevedou k uzavření smlouvy, uchováváme jen po dobu potřebnou k vyřízení komunikace a následné administrativě, zpravidla nejdéle 6 měsíců, pokud neexistuje jiný důvod pro delší uchování.

Údaje související se smluvním vztahem, účetními doklady, fakturací, výstupy a související komunikací uchováváme po dobu trvání smluvního vztahu a dále po dobu vyžadovanou právními předpisy nebo nezbytnou k ochraně našich práv, zpravidla po dobu 10 let od konce příslušného účetního období nebo od ukončení spolupráce, pokud zvláštní právní předpis nevyžaduje jinou dobu.

Přístupové a bezpečnostní logy, informace o portálových účtech a další technické záznamy uchováváme po dobu přiměřenou povaze služby a bezpečnostním potřebám, zpravidla po dobu trvání účtu a následně po omezenou dobu nezbytnou k vyřešení incidentů, reklamací nebo oprávněných nároků.

Osobní údaje zpřístupňujeme pouze v nezbytném rozsahu osobám, které se podílejí na provozu služby BuildDoc nebo na plnění našich smluvních a zákonných povinností. Jde zejména o poskytovatele hostingu, cloudových služeb, úložišť, e-mailových služeb, autentizačních a přístupových systémů, IT podpory, účetních a daňových služeb nebo právního poradenství.

Pokud je to nezbytné pro zajištění funkčnosti portálu a bezpečného přihlášení, mohou být údaje zpracovávány prostřednictvím externích technologických partnerů zajišťujících autentizaci, správu databází, hosting nebo provozní infrastrukturu.

S každým zpracovatelem spolupracujeme pouze tehdy, pokud poskytuje dostatečné záruky ochrany osobních údajů a je vůči němu nastaven smluvní a organizační rámec odpovídající požadavkům GDPR.

V rámci využívaných technologií může dojít k předávání osobních údajů mimo Evropskou unii nebo Evropský hospodářský prostor, zejména pokud některý z našich technologických partnerů využívá infrastrukturu nebo podporu umístěnou mimo tyto státy.

V takovém případě předávání probíhá pouze při dodržení požadavků GDPR, zejména na základě rozhodnutí o odpovídající ochraně, standardních smluvních doložek nebo jiného zákonného mechanismu, který zajišťuje odpovídající úroveň ochrany osobních údajů.

Na vyžádání vám sdělíme obecné informace o tom, zda při konkrétní službě dochází k předání mimo EU nebo EHP a jaké záruky jsou v daném případě použity.

Máte právo požadovat přístup ke svým osobním údajům, jejich opravu nebo doplnění, výmaz, omezení zpracování a za podmínek stanovených právními předpisy také právo na přenositelnost údajů.

Pokud zpracováváme údaje na základě oprávněného zájmu, máte právo vznést námitku. Pokud je zpracování založeno na souhlasu, můžete tento souhlas kdykoli odvolat, aniž by tím byla dotčena zákonnost zpracování před jeho odvoláním.

Svá práva můžete uplatnit prostřednictvím e-mailu info@builddoc.cz. Pokud se domníváte, že při zpracování osobních údajů postupujeme v rozporu s právními předpisy, máte právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, web uoou.gov.cz.

Přijímáme technická a organizační opatření odpovídající povaze služby a rizikům spojeným se zpracováním osobních údajů. Patří sem zejména řízení přístupových oprávnění, oddělení uživatelských rolí, používání silné autentizace, zabezpečení přenosu dat, správa hesel, evidence přístupů, omezení okruhu osob s přístupem k podkladům a pravidla pro práci s dokumentací.

Projektovou dokumentaci, rozpočty, výkazy výměr, reporty a související soubory používáme pouze v rozsahu nezbytném pro posouzení, technickou kontrolu, komunikaci se zákazníkem a předání výsledného výstupu.

Pokud dokumentace obsahuje osobní údaje třetích osob, očekáváme od objednatele, že předání těchto údajů je zákonné a omezené na rozsah nutný pro splnění účelu služby.

Web a klientský portál mohou používat nezbytné technické cookies nebo obdobné identifikátory, které slouží zejména k zajištění přihlášení, zabezpečení relace, správnému fungování formulářů, ochraně proti zneužití a provozu portálu.

Pokud budou nasazeny analytické nebo marketingové nástroje, budou jejich pravidla a případné souhlasové mechanismy řešeny samostatně podle skutečně používaných technologií.

Tyto zásady ochrany osobních údajů se použijí na web BuildDoc, související komunikaci a případný klientský portál v rozsahu, v jakém v něm dochází ke zpracování osobních údajů.

Správce je oprávněn tento dokument přiměřeně měnit nebo aktualizovat, zejména pokud dojde ke změně právních předpisů, používaných technologií nebo rozsahu poskytovaných služeb. Aktuální verze je vždy zveřejněna na tomto webu.

Tento dokument je účinný od 4. června 2026.